Jeżeli zajmujemy się prowadzeniem biura rachunkowego, mamy ustawowy obowiązek wykupienia ubezpieczenia OC na wypadek szkód, które powstać mogą wskutek naszej działalności. Co obejmuje taka polisa i jaka jest jej suma gwarancyjna?
OC dla biura rachunkowego – czy jest obowiązkowe?
Tak, każde z biur rachunkowych musi mieć ważną polisę ubezpieczeniową OC. Wynika to wprost z ustawy odnośnie do rachunkowości z dnia 29 września 1994 roku z artykułu 76 ust. 1. Z kolei Rozporządzenie Ministra Finansów z 6 listopada 2014 r. precyzuje, jakie dokładnie usługi rachunkowe należy prowadzić, aby musieć posiadać OC biur rachunkowych.
Wśród tych usług należy wymienić:
- ustalanie rezultatów finansowych,
- wycenę pasywów i aktywów,
- okresowe ustalenie albo sprawdzenie faktycznego stanu pasywów i aktywów,
- sporządzanie sprawozdań finansowych,
- gromadzenie oraz przechowywanie dowodów księgowych (więcej), jak również reszty dokumentacji przewidywanej ustawą
- prowadzenie ksiąg rachunkowych na podstawie zgromadzonych dowodów księgowych, które zawierają zapis zdarzeń w porządku systematycznym i chronologicznym.
Karą za brak ubezpieczenia OC dla biura rachunkowego będzie grzywna (określona w stawkach dziennych) albo kara pozbawienia wolności w wysokości, którą ustalono w ustawie (minimum miesiąc, maksimum 12 miesięcy). Wynika to z artykułu 79 pkt. 7 ustawy na temat rachunkowości. Prowadzenie biura rachunkowego bez posiadania ważnej polisy OC to przestępstwo. Ubezpieczenie należy wykupić najpóźniej w dzień przed rozpoczęciem działalności.
OC dla biura rachunkowego – jaka suma ubezpieczenia?
W rozporządzeniu Ministra Finansów określona została bardzo dokładnie minimalna suma gwarancyjna, na którą opiewać musi polisa. Jest to równowartość 10 tysięcy euro, przeliczona na polską walutę po obowiązującym w danym momencie kursie. Na przykład dla umów zawieranych w 2018 roku, kurs euro, który ogłoszono na początku roku, wynosił 4,701 zł, zatem minimalną sumą ubezpieczenia było 41 701 zł.
Z chwilą rozpoczęcia działalności gospodarczej, która polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych, przedsiębiorca musi już mieć aktywne ubezpieczenie, dlatego ma obowiązek jego wykupienia najpóźniej na dzień wcześniej. To istotna informacja i warto mieć ją na względzie. Za brak właściwej polisy przewidziano karę grzywny albo nawet karę pozbawienia wolności.
Co obejmuje OC biura rachunkowego?
Obowiązkowe OC dla biura rachunkowego ma raczej wąski zakres, który przez przedsiębiorców określany jest często jako niewystarczający. Polisa stanowi ochronę przed odpowiedzialnością cywilną w przypadku szkód powstałych na skutek ich niewłaściwego działania albo zaniedbania. Jeżeli księgowy popełni błąd w trakcie obliczeń rachunkowych, klient ma prawo wystąpić o odszkodowanie z ubezpieczenia. Co istotne, księgowy jest odpowiedzialny za błędy wyłącznie do wysokości sumy gwarancyjnej polisy OC. Jeżeli biuro nie posiada ubezpieczenia, będzie zobowiązane do wypłaty odszkodowania ze swoich środków.
Należy mieć na względzie, iż to przedsiębiorca ponosi zawsze odpowiedzialność podatkową za nieodpowiednio rozliczone księgi. Może się on natomiast starać o odszkodowanie za efekty nieprawidłowości biura. Polisa OC chroni biuro wyłącznie w wypadku tych klientów, wobec których prowadzi pełną księgowość. Jeżeli księgowy będzie zajmował się prowadzeniem księgowości uproszczonej, to polisa i tak nie będzie stanowiła ochrony w przypadku nieprawidłowości.
Specjaliści oceniają, iż nawet 1/4 prowadzonych w Polsce biur rachunkowych ma niewłaściwy zakres ubezpieczenia OC. Rozszerzenie polisy kosztuje, niemniej zapewnia ochronę w różnych przypadkach.
